Beskrivning av handlingars offentlighet

För att främja öppenheten inom förvaltningen och vid behov underlätta en informationsbegäran beskrivs i detta dokument de informationslager och informationssystem som samkommunen har för sitt ärenderegister och informationshanteringen i samband med de tjänster som samkommunen producerar. Beskrivningens syfte är att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial som finns och hur man kan få tillgång till information och dokument som finns i materialet. Materialet kan vara såväl digitalt som i pappersform.

En informationsbegäran som gäller en offentlig handling behöver inte motiveras. Gäller begäran en sekretessbelagd handling ska den lagliga grund som ger hen rätt att få sekretessbelagd information uppges och användningsändamålet för informationen samt identiteten styrkas.
En informationsbegäran besvaras så snart som möjligt, senast inom två veckor från att den gjorts. Om det krävs en större arbetsmängd än normalt för att behandla ärendet kan det ta upp till en månad. Gäller informationsbegäran sekretessbelagd information är behandlingstiden en månad.
En informationsbegäran riktas till registraturen som vidarebefordrar begäran till rätt person i organisationen. Begäran ska specificeras tillräckligt noggrant så att en sökning i handlingarna är möjlig. Sökkriterier kan vara till exempel ärenderubrik, diarienummer, personuppgifter (namn och/eller personbeteckning), företagsuppgifter samt tidsangivelser.

En fritt formulerad skriftlig begäran om uppgifter ur en handling kan skickas till registraturen per e-post, registratur(at)sofuk.fi, eller sändas till Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur, Registraturen, Kungsgårdsvägen 30 A, 65380 Vasa.

Det finns ingen öppen tillgång till informationsmaterialet via tekniskt gränssnitt.

INFORMATIONSLAGER OCH INFORMATIONSSYSTEM

INFORMATIONSLAGER FÖR FÖRVALTNINGSÄRENDEN

Ändamål: Ärenderegister, ärendehantering, beslutsfattande, avtalshantering, arkiv, informationsstyrning, register över bindningar

Informationskategorier: Diarium, protokoll, tjänsteinnehavarbeslut, avtal, förtroendevaldas och tjänsteinnehavares bindningsanmälningar

Informationssystem: Ärendehanteringssystem, portal för möteshandlingar

EKONOMIFÖRVALTNINGENS INFORMATIONSLAGER

Ändamål: Ekonomiplanering, finansiering, bokföring, betalningsrörelse, kundregister, leverantörsregister

Informationskategorier: fakturor, budget, bokslut, transaktioner, kunduppgifter, leverantörsuppgifter,

Informationssystem: Bokföringsprogram, bankprogram, program för lagerhantering samt försäljning av varor och tjänster

PERSONALFÖRVALTNINGENS INFORMATIONSLAGER

Ändamål: Rekrytering av personal, hantering av anställningar, reseräkningar, register över anställda, arbetstidsuppföljning, bildande av material för löneutbetalningar, bokföring och inkomstregister

Informationskategorier: Ansökningar, personalens uppgifter, underlag och uppgifter för lönebetalning

Informationssystem: Personalförvaltningssystem, resehanteringsprogram, rekryteringstjänst, arbetstidsuppföljningsprogram

INFORMATIONSLAGER FÖR MARKNADSFÖRING OCH KUNDHANTERING

Ändamål: Kundregister, Register över samarbetsparter

Informationskategorier: Kunduppgifter, uppgifter över samarbetsparter, biljettbokningar

Informationssystem: Program för kundrelationer, program för biljettförsäljning, program för försäljning av varor och tjänster

INFORMATIONSLAGER FÖR IT OCH TELEFONI

Ändamål: Användarhantering, e-post, hantering av mobilanslutningar, telefonväxel

Informationskategorier: Personalens kontaktuppgifter, studerandes kontaktuppgifter

Informationssystem: Program för användarhantering, e-postprogram, portal för mobilanslutningar, hänvisningssystem

INFORMATIONSLAGER FÖR HANTERING AV FASTIGHETER

Ändamål: Skötsel av samkommunens egna fastigheter, passagekontroll, kameraövervakning, ritningar

Informationskategorier: Anmälningar, fastighetsritningar, nyckelregister, övervakningsfilmer

Informationssystem: Program för fastighetsskötsel, system för hantering av nyckelhantering, passagerättigheter och övervakning, program för ritningar

INFORMATIONSLAGER FÖR STUDERANDEADMINISTRATION

Ändamål: Antagning av studerande, personlig tillämpning, register över platser för lärande i arbetet, register över studerande, register över lärare, register över arbetsplatshandledare och bedömare, register över sökande, pedagogiska dokument, beslut gällande studieförmåner, register över måltidsrättigheter

Informationskategorier: Studerandes uppgifter, personlig utvecklingsplan för kunnandet, bedömningsregister, kontaktuppgifter på arbetsplatser, uppgifter på lärare, uppgifter på arbetsplatshandledare och bedömare, uppgifter på sökande

Informationssystem: Studerandeadministrationssystem, program för hantering av försäljning av varor och tjänster

INFORMATIONSLAGER FÖR KULTURTJÄNSTER

Ändamål: Produktionsplanering och schemaläggning, biljettförsäljning, ansökningar för verksamhetsbidrag, ansökningar om residensvistelse till Ateljé Stundars, författardatabasen Brösttoner

Informationskategorier: Produktioner, bokningar, ansökningar

Informationssystem: Program för produktion av pjäser, program för biljettförsäljning, portal för inlämnande av ansökningar

Våra ägarkommuner