Beskrivning av handlingars offentlighet
För att främja öppenheten inom förvaltningen och vid behov underlätta en informationsbegäran beskrivs i detta dokument de informationslager och informationssystem som samkommunen har för sitt ärenderegister och informationshanteringen i samband med de tjänster som samkommunen producerar. Beskrivningens syfte är att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial som finns och hur man kan få tillgång till information och dokument som finns i materialet. Materialet kan vara såväl digitalt som i pappersform.
En fritt formulerad skriftlig begäran om uppgifter ur en handling kan skickas till registraturen per e-post, registratur(at)sofuk.fi, eller sändas till Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur, Registraturen, Kungsgårdsvägen 30 A, 65380 Vasa.
Det finns ingen öppen tillgång till informationsmaterialet via tekniskt gränssnitt.
Ändamål: Ärenderegister, ärendehantering, beslutsfattande, avtalshantering, arkiv, informationsstyrning, register över bindningar
Informationskategorier: Diarium, protokoll, tjänsteinnehavarbeslut, avtal, förtroendevaldas och tjänsteinnehavares bindningsanmälningar
Informationssystem: Ärendehanteringssystem, portal för möteshandlingar
Ändamål: Ekonomiplanering, finansiering, bokföring, betalningsrörelse, kundregister, leverantörsregister
Informationskategorier: fakturor, budget, bokslut, transaktioner, kunduppgifter, leverantörsuppgifter,
Informationssystem: Bokföringsprogram, bankprogram, program för lagerhantering samt försäljning av varor och tjänster
Ändamål: Rekrytering av personal, hantering av anställningar, reseräkningar, register över anställda, arbetstidsuppföljning, bildande av material för löneutbetalningar, bokföring och inkomstregister
Informationskategorier: Ansökningar, personalens uppgifter, underlag och uppgifter för lönebetalning
Informationssystem: Personalförvaltningssystem, resehanteringsprogram, rekryteringstjänst, arbetstidsuppföljningsprogram
Ändamål: Kundregister, Register över samarbetsparter
Informationskategorier: Kunduppgifter, uppgifter över samarbetsparter, biljettbokningar
Informationssystem: Program för kundrelationer, program för biljettförsäljning, program för försäljning av varor och tjänster
Ändamål: Användarhantering, e-post, hantering av mobilanslutningar, telefonväxel
Informationskategorier: Personalens kontaktuppgifter, studerandes kontaktuppgifter
Informationssystem: Program för användarhantering, e-postprogram, portal för mobilanslutningar, hänvisningssystem
Ändamål: Skötsel av samkommunens egna fastigheter, passagekontroll, kameraövervakning, ritningar
Informationskategorier: Anmälningar, fastighetsritningar, nyckelregister, övervakningsfilmer
Informationssystem: Program för fastighetsskötsel, system för hantering av nyckelhantering, passagerättigheter och övervakning, program för ritningar
Ändamål: Antagning av studerande, personlig tillämpning, register över platser för lärande i arbetet, register över studerande, register över lärare, register över arbetsplatshandledare och bedömare, register över sökande, pedagogiska dokument, beslut gällande studieförmåner, register över måltidsrättigheter
Informationskategorier: Studerandes uppgifter, personlig utvecklingsplan för kunnandet, bedömningsregister, kontaktuppgifter på arbetsplatser, uppgifter på lärare, uppgifter på arbetsplatshandledare och bedömare, uppgifter på sökande
Informationssystem: Studerandeadministrationssystem, program för hantering av försäljning av varor och tjänster
Ändamål: Produktionsplanering och schemaläggning, biljettförsäljning, ansökningar för verksamhetsbidrag, ansökningar om residensvistelse till Ateljé Stundars, författardatabasen Brösttoner
Informationskategorier: Produktioner, bokningar, ansökningar
Informationssystem: Program för produktion av pjäser, program för biljettförsäljning, portal för inlämnande av ansökningar
Kungsgårdsvägen 30 A | 65380 Vasa
Tfn. 06-324 2211 | info@sofuk.fi